Với mục tiêu đẩy mạnh chuyển đổi số và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ, sáng ngày 11/12/2025, Đại học Y Dược TPHCM đã tổ chức chuyến tham quan, học tập và trao đổi kinh nghiệm thực tiễn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II (TTLTQG II). Ông Nguyễn Phúc Hậu, Phó Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp làm Trưởng đoàn, cùng sự tham gia của 20 thành viên Mạng lưới Văn thư, Lưu trữ Nhà trường.

Đây là một trong những hoạt động thiết thực hướng tới chào mừng kỷ niệm 80 năm Ngày Truyền thống Ngành Lưu trữ Việt Nam (03/01/1946 – 03/01/2026), cũng là thời điểm Nhà trường đang đẩy mạnh xây dựng quy trình nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ, qua đó giúp đoàn học hỏi các mô hình, cách làm hiệu quả để áp dụng tại đơn vị.

TTLTQG II được biết đến là một trong những đơn vị đi đầu và có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức, triển khai công tác lưu trữ, đặc biệt là các nghiệp vụ hiện đại như công tác số hóa và chỉnh lý tài liệu.

Tại buổi làm việc, Đoàn đã được ông Vũ Văn Tâm, Giám đốc TTLTQG II chia sẻ về tình hình quản lý tài liệu, những thành tựu trong công tác lưu trữ như thu thập, bảo quản, chỉnh lý, số hóa, đặc biệt là những kết quả đạt được trong công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Bên cạnh đó, Đoàn cũng được lắng nghe và tham gia trao đổi chuyên sâu với cán bộ tại Trung tâm về các khía cạnh nghiệp vụ cốt lõi của công tác lưu trữ, gồm:

1. Mô hình tổ chức và Quản lý lưu trữ: Cách TTLTQG II tổ chức, quản lý và vận hành công tác lưu trữ một cách hiệu quả.

2. Hệ thống Quy chế, Quy định: Kinh nghiệm xây dựng và ban hành các quy chế, quy định nghiệp vụ, tạo hành lang pháp lý vững chắc cho công tác lưu trữ.

3. Kinh nghiệm thực tiễn trong Chuyển đổi số:

• Triển khai, vận hành phần mềm quản lý văn bản và điều hành hoặc Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
• Công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản và số hóa tài liệu lưu trữ – một trong những thế mạnh của TTLTQG II.
• Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử một cách tối ưu.

Trong chuyến đi lần này, Đoàn cũng đã được tham quan thực tế các khu vực nghiệp vụ quan trọng như Kho lưu trữ tiêu chuẩn, Trung tâm tích hợp dữ liệu, Khu vực xử lý nghiệp vụ, qua đó giúp các thành viên hiểu hơn về quy trình lưu trữ chuyên nghiêp.

Chuyến tham quan và học tập tại TTLTQG II là một bước đi quan trọng, mang lại những kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn quý giá, đặc biệt là trong lĩnh vực số hóa tài liệu và quản lý lưu trữ điện tử. Những mô hình và giải pháp được chia sẻ là cơ sở quan trọng để Đại học Y Dược TPHCM nghiên cứu, sớm hoàn thiện và tối ưu hóa công tác văn thư, lưu trữ, góp phần vào lộ trình chuyển đổi số toàn diện của Nhà trường.

Một số hình ảnh về chuyến thăm quan, học tập và trao đổi kinh nghiệm thực tiễn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II:

Truyền thông